Comment gérer son temps efficacement en tant que manager ?
Le vendredi 20 juin 2025 à 11h12 par Stéphane Gély
Temps de lecture estimé : entre 7 et 9 minutes
Être manager, c’est décider vite, jongler sans relâche entre les tâches. Et c’est aussi rester disponible pour ses collaborateurs. Et malheureusement pour nous, le temps est limité et ne se stocke pas.
Un temps mal géré peut aboutir à des souffrances. Il peut parfois même aller jusqu’au burn-out. C’est pourquoi, gérer son temps est essentiel pour pouvoir assumer sa mission de manager. Et vous l’aurez compris, c’est donc un levier de performance… et aussi de bien-être.
Pourquoi manque-t-on de temps ? Identifier les vrais freins
Des équipes réduites, des missions qui s’accumulent
Les recrutements sont compliqués. Les plannings changent sans cesse. Et les attentes ne diminuent pas. Le manager compense, mais il s’épuise. Il gère l’opérationnel, mais il oublie parfois la stratégie. Résultat : il travaille beaucoup, mais pas toujours sur l’essentiel.
Des voleurs de temps à tous les étages
Les tâches administratives, les interruptions, les réunions mal cadrées grignotent chaque minute. Et certains clients trop exigeants mobilisent une énergie démesurée. Pourtant, ce ne sont pas toujours les plus rentables. En effet, selon Thierry Spencer du blog sensduclient.com, 10 % de vos clients peuvent représenter 90 % de vos profits. Donc, mieux vaut concentrer son temps et son énergie sur ces clients-là. Ils apportent de la valeur, sans aspirer toute votre attention.
L’infobésité : trop d’infos, pas assez de clarté
Le manager reçoit 205 mails en moyenne par semaine selon ICN. Pour un dirigeant, cela monte même à 342 mails. Et près de la moitié des cadres et des dirigeants répondent en moins d’une heure. Mais les dirigeants et managers sont sollicités par d’autres sources : chats, réunions, interruption par un n-1, pair ou n-1…
Et chaque sollicitation brise sa concentration ou retarde certaines actions. Et elle crée souvent une fausse urgence. Ce phénomène s’appelle l’infobésité. Il provoque de la confusion, une perte d’énergie, et de la saturation. Donc, il faut apprendre à filtrer et à se protéger.
Urgence ≠ Importance
Ce n’est pas parce qu’une tâche est urgente qu’elle est essentielle. Mais sous pression, on peut tout confondre. Prendre le temps de hiérarchiser les tâches selon leur importance et leur urgence est donc essentiel. Cela développe le discernement et permet de déléguer des tâches sans valeur ajoutée.
Reprendre le contrôle : des solutions concrètes et durables
1. Hiérarchiser les tâches
Commencez par un diagnostic simple avec la fameuse matrice d’Eisenhower. Cet outil de gestion du temps priorise les tâches selon deux critères : l’urgence et l’importance.
Elle se divise en quatre cadrans :
Cet outil vous permet de reprendre le contrôle sur votre agenda. Vous verrez vite ce qu’il faut déléguer, réduire voire supprimer.
2. Choisissez des tâches qui vous apportent de l’énergie
Certaines tâches nous portent. Nous aimons les faire et nous en ressortons plein d’énergie. Et d’autres nous plombent. Nous détestons faire ces tâches et nous les finissons sur les rotules.
Ce qui compte ici, c’est déjà de savoir ce qui vous porte et ce qui vous plombe. Et ensuite, de savoir le temps que vous y passez.
Énergivore ET consommateur de temps
Vitalisant ET consommateur de temps
Énergivore ET peu consommateur de temps
Vitalisant ET peu consommateur de temps
Notre matrice Soft-Skills Académie se divise en 4 cadrans :
1) Les tâches revigorantes et consommatrices de temps : à mettre en avant, mais après avoir validé que vous ne passez pas trop de temps sur ces tâches. Si faire du montage vidéo me nourrit, il y a de grandes chances que j’y pense du temps, au détriment d’autres tâches.
2) Les tâches revigorantes et peu consommatrices de temps : à croiser avec la matrice d’Eisehnower. Si cela est important, mettre l’emphase sur ces tâches.
3) Les tâches énergivore et consommatrices de temps : à supprimer si ce sont des tâches peu importantes ou à déléguer.
4) Les tâches énergivores et peu consommatrices de temps : tout dépend. Si cela nécessite très peu de temps et si la tâche est importante on peut la garder, sinon on la supprime.
Elle est à rapprocher avec la matrice d’Eihsenower. Cela ajoute un élément important : l’importance.
Si une tâche est importante, urgente, chronophage et me plombe, il est préférable de la déléguer. Si cette même tâche n’est pas importante, on peut planifier à plus tard une délégation. Mais on peut aussi la supprimer de nos process.
3. Fixer des priorités chaque matin
Je démarre souvent ma journée avec 2 à 5 priorités claires. Pas plus. Donnez leur une échéance. Et tenez-vous y. Sinon, vous serez happé par l’imprévu. Une bonne journée commence par une intention bien posée.
4. Protéger vos temps de concentration
Réservez des créneaux sans interruption. Informez vos équipes, coupez les notifications. Et fermez votre boîte mail. Car sans protection, votre cerveau papillonne, et votre énergie décroit. Reprendre le contrôle, c’est aussi reprendre votre attention.
Il existe une méthode, mise en œuvre par Francesco CIRILLO dans les années 80. Elle s’appelle la méthode POMODORO. Cette technique consiste à découper sa journée en rondelles de travail de 25 minutes. Chaque période est suivie d’une pause de 5 minutes.
Considérant que l’attention décroit rapidement, c’est une méthode intéressante.
5. Réduire la réunionnite
Connaissez-vous le temps moyen passé en réunion par un manager ? 14 heures 52 selon le baromètre Infobésité et collaboration numérique. Et ce temps peut grimper jusqu’à 25 heures 28 pour un dirigeant.
Du coup, limiter les réunions permet de gagner du temps. Et beaucoup de réunions n’ont pas d’ordre du jour clair. Or, une réunion sans ordre du jour précis risque fort d’être improductive. Du coup, si aucun ordre du jour n’est fixé. Pas de décisions attendues ? Pas d’intérêt. Trop de réunions diluent l’action. Donc : allez à l’essentiel. Cinq personnes, trente minutes, un objectif. Et remplacez le reste par un brief.
6. Déléguer avec discernement
Déléguer, ce n’est pas se décharger. C’est confier ce que d’autres peuvent faire. Mais avec des consignes claires et un délai réaliste. Attention à ne pas surcharger vos équipes non plus. Déléguer, c’est un équilibre. Et un levier fort pour optimiser son temps.
Et en tant que manager, les critères de délégation peuvent porter sur :
- L’énergie que demande la tâche en question ;
- L’importance de la tâche ;
- Le temps à la réaliser ;
- La compétence pour l’accomplir ;
- La capacité à l’accélérer (IA par exemple), à changer le process ou à supprimer cette tâche.
7. Se concentrer sur son cœur d’activité
Vous pouvez tout faire. Vous êtes parfois des femmes ou hommes orchestre. Pour autant, lorsque votre entreprise croit, pouvez-vous continuer à tout faire ? Assurément non. Un manager et un leader doivent développer des compétences en animation, stratégie, innovation, management, relations extérieures, gestion… Pas dans l’opérationnel pur. Donc, identifiez ce qui compte. Et organisez-vous pour y consacrer l’essentiel de votre énergie. Déléguez le reste.
8. Sortir de l’urgence permanente
Travailler constamment sous pression n’est pas tenable. Le stress chronique nuit à la santé. Le cortisol monte, la concentration baisse. Cela peut aboutir à de graves soucis de santé. Sans compter les erreurs qui se multiplient, les mauvais choix qui s’enchainent. Donc, posez-vous une question simple : cette urgence est-elle réelle ? Vous verrez que beaucoup de fausses urgences peuvent attendre.
9. Se faire accompagner
Les conseils qui figurent dans cet article permettent de mieux gérer son temps. Nous pouvons vous garantir qu’ils fonctionnent, mais ils peuvent prendre du temps à appliquer. Et lorsque nous avons le nez dans le guidon, cela n’est pas toujours possible.
Chez Soft-Skills Académie®, nous pouvons vous accompagner en coaching et en formation.
N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.
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